Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa ou
organização onde o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas ou
eficientes. O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários aos
regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome
de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si mesmo. O
conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário. A burocracia é a
organização eficiente por excelência. E para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa
detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas.
Segundo Max Weber, a burocracia tem as seguintes características principais:
1. CARÁTER LEGAL DAS NORMAS E REGULAMENTOS
A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos previamente
estabelecidos por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma espécie de
legislação própria (como a Constituição para o Estado, os estatutos para a empresa privada
etc.) que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar. Essas
normas e regulamentos são escritos. Também são exaustivos porque procuram cobrir todas
as áreas da organização, prever todas as ocorrências e enquadrá-las dentro de um esquema
previamente definido capaz de regular tudo o que ocorra dentro da organização. As normas
e regulamentos são racionais porque são coerentes com os objetivos visados. Neste sentido,
a burocracia é uma estrutura social racionalmente organizada. As normas e regulamentos
são legais porque conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre
os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina. As normas e
regulamentos são escritos para assegurar uma interpretação sistemática e unívoca. Desta
maneira, economizam esforços e possibilitam a padronização dentro da organização.
2. CARÁTER FORMAL DAS COMUNICAÇÕES
A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões e
ações administrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal da
burocracia: todas as ações e procedimentos são feitos para proporcionar comprovação e
documentação adequadas. Além disso, a interpretação unívoca das comunicações também é
assegurada. Como muitas vezes certos tipos de comunicações são feitos reiterada e
constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e de formulários para facilitar as
comunicações e para rotinizar o preenchimento de sua formalização.
3. CARÁTER RACIONAL E DIVISÃO DO TRABALHO
A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho.
Essa divisão do trabalho atende a uma racionalidade, isto é, ela é adequada aos objetivos a
serem atingidos: a eficiência da organização. Daí o aspecto racional da burocracia. Há uma
divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder, estabelecendo as atribuições de cada
participante, os meios de obrigatoriedade e as condições necessárias. Cada participante
passa a ter o seu cargo específico, as suas funções específicas e a sua específica esfera de
competência e de responsabilidade. Cada participante deve saber qual a sua tarefa, qual é a
sua capacidade de comando sobre os outros e, sobretudo, quais são os limites de sua tarefa,
direito e poder, para não ultrapassar esses limites, não interferir na competência alheia nem
prejudicar a estrutura existente. Assim, as incumbências administrativas são altamente
diferenciadas e especializadas e as atividades são distribuídas de acordo com os objetivos a
serem atingidos.
4. IMPESSOALIDADE NAS RELAÇÕES
Essa distribuição de atividades é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos
e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia. A
administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas
como ocupantes de cargos e de funções. O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do
cargo que ocupa. Também a obediência prestada pelo subordinado ao superior é impessoal.
Ele obedece ao superior, não em consideração à sua pessoa, mas ao cargo que o superior
ocupa. A burocracia precisa garantir a sua continuidade ao longo do tempo: as pessoas vêm
e vão, os cargos e funções permanecem. Cada cargo abrange uma área ou setor de
competência e de responsabilidade.
5. HIERARQUIA DA AUTORIDADE
A burocracia é uma organização que estabelece os cargos segundo o princípio da
hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de um posto superior.
Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão. Daí a necessidade da hierarquia da
autoridade para fixar as chefias nos diversos escalões de autoridade. Esses escalões
proporcionarão a estrutura hierárquica da organização. A hierarquia é a ordem e, a
subordinação a graduação de autoridade corresponde às diversas categorias de
participantes, funcionários, classes etc. Todos os cargos estão dispostos em graduações
hierárquicas que encerram determinados privilégios e obrigações, estreitamente definidos
por meio de regras limitadas e específicas. A autoridade - o poder de controle resultante de
uma posição reconhecida – é inerente ao cargo e não ao indivíduo específico que
desempenha o papel oficial. A distribuição de autoridade dentro do sistema serve para
reduzir ao mínimo o atrito, por via do contato (oficial) amplamente restritivo, em relação às
maneiras previamente definidas pelas regras de organização. Desta forma, o subordinado
está protegido da ação arbitrária do seu superior, dado que as ações de ambos se processam
dentro de um conjunto mutuamente reconhecido de regras.
6. ROTINAS E PROCEDIMENTOS ESTANDARDIZADOS
A burocracia é uma organização que fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de
cada cargo. O ocupante de um cargo - o funcionário - não pode fazer o que quiser, mas o
que a burocracia impõe que ele faça. As regras e normas técnicas regulam a conduta do
ocupante de cada cargo, cujas atividades devem ser executadas de acordo com as rotinas e
procedimentos fixados pelas regras e normas técnicas. Toda a estrutura da burocracia é
projetada intencionalmente de acordo com princípios racionais: a disciplina no trabalho e o
desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas que tentam ajustar completamente o funcionário às exigências do cargo e às exigências da organização:
a máxima produtividade. Essa racionalização do trabalho encontra sua forma mais
extremada na Administração Científica, que "atingiu os maiores trunfos no
condicionamento e treinamento racionais do desempenho no trabalho. Todas as atividades
de cada cargo são desempenhadas segundo padrões claramente definidos, nos quais cada
conjunto de ações está funcionalmente relacionado com os propósitos da organização,
segundo uma maneira ideal. Esses padrões facilitam a pronta avaliação do desempenho de
cada participante.
7. COMPETÊNCIA TÉCNICA E MERITOCRACIA
A burocracia é uma organização na qual a escolha das pessoas é baseada no mérito e na
competência técnica e não em preferências pessoais. A admissão, a transferência e a
promoção dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a organização, de
avaliação e de classificação, e não em critérios particulares e arbitrários. Esses critérios
universais são racionais e levam em conta a competência, o mérito e a capacidade do
funcionário em relação ao cargo ou função considerado. Daí a necessidade de exames,
concursos, testes e títulos para admissão e promoção dos funcionários.
8. ESPECIALIZAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO
A burocracia é uma organização que se baseia na separação entre a propriedade e a
administração. Os membros do corpo administrativos devem estar completamente
separados da propriedade dos meios de produção. Em outros termos, os administradores da
burocracia não são os seus donos ou proprietários. O dirigente não é necessariamente o
dono do negócio ou um grande acionista da organização, mas um profissional especializado
na sua administração. Com a burocracia surge o profissional que se especializa em gerir a
organização, e daí o gradativo afastamento do capitalista da gestão dos negócios,
diversificando as suas aplicações financeiras de capital. Os meios de produção, isto é, os
recursos necessários para desempenhar as tarefas da organização, não são propriedades dos burocratas, mas estão acima destes. O funcionário não pode vender, comprar ou herdar sua
posição ou seu cargo, e sua posição e seu cargo não podem ser apropriados e integrados ao
seu patrimônio privado. Essa estrita separação entre os rendimentos e os bens privados e os
públicos é a característica específica da burocracia e que a distingue dos tipos patrimonial e
feudal de administração. Existe um princípio de completa separação entre a propriedade
que pertence à organização e a propriedade pessoal do funcionário.
9. PROFISSIONALIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES
A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus
participantes
Video sobre a burocracia de Weber
Texto / Video : Robson Nunes
Fonte: Livro Teorias da Adm, Reinaldo O.
Video: http://www.youtube.com/watch?v=uaImkNK7hmo